Zasady archiwizacji dokumentów szkolnych

Archiwizacja dokumentów dotyczy wszystkich podmiotów, także działających w administracji publicznej. Jednym z organów administracji jest szkoła, która przecież wykonuje funkcje publiczne.

W związku z tym także w tej instytucji trzeba przestrzegać tychże przepisów. Zasady tworzenia, niszczenia i przechowywania dokumentów regulują przepisy prawa.

Na czym polega archiwizacja dokumentów?

W każdej instytucji, także w szkole, każdego dnia tworzy się wiele dokumentów. Rejestrują one czynności tej firmy i są produktem jej działalności. Kwestię archiwizacji dokumentów w szkole reguluje ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Określa ona, jak należy archiwizować, przetwarzać i przechowywać dokumenty. Sposób archiwizacji dokumentów zależy także od tego, w jakim miejscu zostały one wytworzone i jaka jest ich waga. Na dyrektorze szkoły spoczywa obowiązek nadzorowania sposobu przechowywania dokumentów. Dokumenty, które powstają i napływają do organów państwowych i jednostek muszą być przez nie przechowywane przez określony w przepisach czas, a następnie są przekazywane do archiwów państwowych lub ulegają zniszczeniu. Zgodnie z zasadami archiwizacji dokumentów, określa się je dwoma literami alfabetu, co decyduje o sposobie ich przechowywania. Literą A określa się materiały archiwalne, zaś literę B nadaje się dokumentom, które mają czasowe znacznie praktyczne, a dodana do nich liczba określa czas przechowywania (np. B50 oznacza, że druk musi być przechowywany przez 50 lat).

Archiwizacja dokumentów szkolnych

Większość dokumentów wytwarzanych w szkole ma kategorię B, czyli nie jest archiwalna. To, jak sklasyfikować dany dokument, zapisane jest w jednolitym rzeczowym wykazie akt. Klasyfikację nadaje dyrektor szkoły, uprzednio musi to omówić z dyrektorem miejscowego archiwum państwowego. Klasyfikację B50 otrzymują arkusze ocen, protokoły egzaminacyjne, ewidencja dzieci i młodzieży, decyzje o skreśleniu z listy uczniów oraz dokumentacja dotycząca egzaminów zawodowych. W tej samej kategorii są także dokumenty dotyczące historii zatrudnienia pracowników, czyli listy płac, dokumentacja szkoleń pracowników itd. 25 lat trzeba przechowywać zarządzenia, rozporządzenia i inne wytyczne dotyczące funkcjonowania szkoły oraz protokoły rad pedagogicznych. Przez dziesięć lat trzeba zachować powiadomienia szkół o podjęciu nauki przez dziecko, skierowania do kształcenia specjalnego czy zasady organizacji praktycznej nauki zawodu. Archiwizacja dokumentów przez okres pięciu lat dotyczy ewidencji wydawanych dokumentów i zaświadczeń, kategorię B3 nadaje się zwolnieniom lekarskim, a B2 listom i kartom urlopowym.

Obowiązek zapewnienia właściwej archiwizacji dokumentów spoczywa na dyrektorze szkoły, który musi dbać o to, by dokumenty były przechowywane w bezpiecznych warunkach. Warto więc, by dobrze orientował się w obowiązujących przepisach.