Czas przechowywania dokumentów
W firmowym, jak i domowym biurze nie brakuje mnóstwa umów, rachunków, faktur, czyli innym słowem dokumentów. Wiadomo, że domowe biuro ma określoną pojemność, dlatego warto zapoznać się z obowiązującymi przepisami, dzięki, którym będzie wiadomo, które dokumenty, jak długo należy archiwizować. Warto również zadbać, o to by domowe biuro było uporządkowane. Daje to gwarancję, że w razie konieczności znalezienia jakiegoś dokumentu, uniknie się niepotrzebnego stresu, który powstaje, gdy trzeba przedrzeć się przez stosy różnego rodzaju papierów, w poszukiwaniu, tego właściwego.
Jak długo należy przechowywać poszczególne akta osobowe w domowym archiwum?
Są takie dokumenty, które należy przechowywać przez całe życie. Wprawdzie zawsze można wyrobić ich duplikat, to jednak jest to często bardzo czasochłonne i kosztowne. Można tego dokonać w instytucjach, które są do tego celu przeznaczone, w tym celu należy złożyć odpowiedni wniosek i wnieść opłatę, gdy ta jest konieczna. Do dokumentów, które nigdy nie stracą swojej ważności należą:
– wszelkiego rodzaju akta stanu cywilnego, jak również dokumenty poświadczające otrzymanie sakramentu chrztu świętego czy bierzmowania;
– świadectwa szkolne, szczególnie te będące zaświadczeniem o ukończeniu pewnego etapu nauki, dyplomy ukończenia studiów, jak i zaświadczenia o ukończenia kursów zarówno specjalistycznych, jak i językowych;
– ważne są również wszelkiego rodzaju świadectwa pracy i inne dokumenty potwierdzające zatrudnienie;
– przez całe życie należy również przechowywać wszelkiego typu dokumenty majątkowe.
Jakie dokumenty po upływie pewnego czasu można zniszczyć?
Innymi dokumentami, które znajdują się w domowym biurze są wszelkiego typu dokumenty bankowe. Jeśli chodzi o umowy kredytowe, to należy przechowywać je wraz z poświadczeniem spłaty przez 10 lat, gdyż po tym czasie roszczenia banku ulegają przedawnieniu. Wszelkiego rodzaju wpłaty za czynsz, faktury za prąd czy kablówkę, a także dowody wpłaty alimentów należy przechowywać 3 lata od momentu wymagalności.
Gwarancje zakupionych przedmiotów, należy przechowywać do 3 lat od zakupu, gdyż taki okres zazwyczaj dają producenci. W tym czasie gwarantują oni darmowe naprawy, zakupionego sprzętu ich marki. Paragony – będące poświadczeniem zakupu, należy przechowywać około 2 lat.
Wszystkie umowy zawarte na prowadzenie określonych usług powinno się przechować tak długo, dopóki dana umowa obowiązuje. Jest to ważne ponieważ w umowie zazwyczaj zapisane są takie informacje, jak sposób reklamacji czy warunki ewentualnego rozwiązania umowy. Ważne jest również to, aby przez rok przechowywać wszelkiego rodzaju umowy za różnego rodzaju usługi na wykonanie określonych prac. Wszelkiego rodzaju polisy ubezpieczenia, trzeba przechować do 10 lat, co jest szczególnie istotne w przypadku umowy OC samochodu.
Wszelkiego rodzaju faktury i rachunki, rozliczenia PIT i potwierdzenia ich złożenia, należy trzymać pełne 5 lat, od momentu, w którym rozliczenie nastąpiło. Jest to okres, w którym Urząd Skarbowy może skontrolować podatnika.
