Wyposażenie biura

Niezbędne wyposażenie biura

 

Pierwsze kroki przy zakładaniu nowej firmy wiążą się często z koniecznością otworzenia firmowego biura. Kiedy już wynajmiemy lokal odpowiadający naszym potrzebom, staniemy przed wyzwaniem zakupu odpowiedniego sprzętu. Nieuchronnie nasuną się nam zasadnicze pytania – jak zaplanować zakupy? Bez czego nie będzie się mógł obyć nasz biznes?

Biuro uniwersalne czyli jakie?

Zanim rozpoczniemy zaopatrywanie biura w odpowiednie sprzęty powinniśmy dokładnie przemyśleć charakter naszej przyszłej działalności oraz jej zasięg. Należy wiedzieć zawczasu, ile osób będzie pracowało w danym pomieszczeniu oraz jakie zadania wejdą w zakres obowiązków każdego z pracowników. Nie bez znaczenia pozostaje także powierzchnia samego biura: wydaje się oczywiste, że im większa przestrzeń, tym więcej rzeczy można w niej umieścić.

Czy istnieje jednak zestaw biurowych przedmiotów uniwersalnych, takich, które powinny się znaleźć w miejscu pracy niezależnie od jej sprofilowania? Z pewnością tak. Najbardziej podstawową sprawą wydaje się tu zakup mebli biurowych: foteli lub krzeseł, regałów na segregatory z dokumentami, a także detali tak prozaicznych jak wieszaki na ubrania czy kosze na śmieci. Ceny tych produktów będą oczywiście zróżnicowane: za fotel zapłacimy przeciętnie nieco ponad trzysta złotych, krzesło to wydatek mniejszy o około jedną trzecią. Kosze i wieszaki stanowią już skromniejsze obciążenie finansowe, ich zakup wyniesie nas poniżej stu złotych za sztukę. Pamiętajmy też o detalach w rodzaju odpowiedniego zabezpieczenia okien (bardzo popularnym i sensownym rozwiązaniem są tu żaluzje) oraz o odrobinie zieleni w postaci roślin doniczkowych.

Nuta indywidualizmu

Sprzęt elektroniczny to chyba największe wyzwanie dla właściciela nowego biura. Każdy z nas życzyłby sobie pracować na urządzeniach nowoczesnych i wydajnych, co zresztą w dzisiejszych czasach stanowi już nie luksus, ale zwykłą konieczność. Zanim zdecydujemy się wyłożyć z własnej kieszeni całość kwoty niezbędnej do zakupu komputerów, drukarek, urządzeń ksero i potrzebnego oprogramowania, warto sprawdzić, czy nie moglibyśmy się postarać np. o dofinansowanie ze środków unijnych. Pieniędzy na takie cele nie brakuje – jeśli oczywiście zdołamy przekonać podmioty decyzyjne o rentowności naszego projektu biznesowego.

Kolejna istotna kwestia to określenie, czy nasze biuro ma w założeniu stanowić wyłącznie miejsce pracy dla jednej lub kilku osób, czy też powinno służyć także jako mini-obiekt konferencyjny. W tym drugim wypadku przygotujmy się na zakup dodatkowego asortymentu: projektora do prezentacji (wydatek rzędu dwóch tysięcy złotych), flipchartu (dwieście – trzysta złotych), tablic magnetycznych (kilkadziesiąt złotych) i stołu konferencyjnego.

Kiedy największe i najdroższe zakupy zostaną już sfinalizowane, przyjdzie nam zmierzyć się z wydatkami pomniejszymi. Żadne wyposażenie biura nie obejdzie się bez papieru, segregatorów, długopisów, nożyczek, taśmy klejącej… Materiały te będziemy musieli nabywać w miarę potrzeb, a dopiero ich skompletowanie da nam wyobrażenie o ostatecznym koszcie utrzymania biura.