Na urlopie wypoczynkowym

Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy jest to rekompensata pieniężna wypłacana pracownikowi, podczas gdy niemożliwe jest naturalne wykorzystanie przysługującego urlopu. Ustalanie wysokości ekwiwalentu wiąże się z szeregiem różnych obliczeń, przez które pracownik kadr musi przebrnąć. Bardzo pomocy może okazać się tutaj program kadrowy.

Jak i kiedy przysługuje ekwiwalent za urlop wypoczynkowy?

Celem urlopu wypoczynkowego jest stworzenie pracownikowi możliwości dłuższego wypoczynku, który pozwoli na regenerację organizmu. Z tychże założeń urlopu wynika, że powinien być on udzielny w sposób naturalny w postaci dni wolnych od pracy. Natomiast nie zawsze takie wykorzystanie urlopu jest możliwe. W sytuacji rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy w momencie, gdy niemożliwe jest całkowite wykorzystanie przez pracownika zaległego i bieżącego urlopu wypoczynkowego, Kodeks Pracy umożliwia zastąpienie go wypłatą ekwiwalentu pieniężnego. Niedopuszczalne jest zatem wypłacanie ekwiwalentu w trakcie trwania stosunku pracy. Należności rekompensujące niewykorzystany urlop, pracodawca jest zobowiązany wypłacić w dzień rozwiązania umowy. Inaczej pracownik ma prawo do żądania odsetek.

Jak obliczyć wysokość ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy?

Obliczając kwotę ekwiwalentu przysługującego za niewykorzystany urlop, należy wziąć pod uwagę zarówno stałe, jak i zmienne składniki wynagrodzenia. Stałym składnikiem jest wynagrodzenie zasadnicze, a zmiennymi premie, prowizje i wynagrodzenia z pracę w godzinach nadliczbowych. Z racji, że wysokość tym składników nie przyjmuje wartości stałej, oblicza się ją za pomocą średniej z ostatnich trzech miesięcy poprzedzającym miesiąc ustalania kwoty ekwiwalentu.

Co warto wiedzieć o ekwiwalencie wypoczynkowym?

Następnie do obliczeń potrzebny jest tzw. współczynnik ekwiwalentu. Determinowany jest przez ilość dni wolnych od pracy przypadającą w danym roku. Wynosi zazwyczaj ok. 21. W przypadku pracownika w niepełnym wymiarze czasu pracy wskaźnik obliczamy proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. Obliczając ekwiwalent za jeden dzień, dzielimy podstawę ekwiwalentu przez współczynnik. Następnie ustalamy stawkę godzinową, dzieląc ekwiwalent dzienny przez 8. Otrzymana stawka godzinowa przemnożona przez liczbę niewykorzystanych godzin urlopu wypoczynkowego, określa kwotę przysługującego ekwiwalentu.

Trudne? Program kadrowy przychodzi z pomocą

Cała procedura wyliczenia należności za niewykorzystany urlop wypoczynkowy jest dosyć skomplikowana i wieloetapowa. Jak w wielu innych sytuacjach, w tym przypadku również nowe technologie przychodzą człowiekowi z pomocą. Dobry program kadrowy, w którym skrupulatnie oznaczamy obecność pracownika, sam jest w stanie obliczyć ekwiwalent za urlop wypoczynkowy (jeden z najpopularniejszych to program kadrowy R2Płatnik). Program kadrowy pobiera wszystkie składniki, które są potrzebne do wyliczenia ekwiwalentu za dzień urlopy, oblicza także średnią z trzech miesięcy, a następnie wymnaża przez współczynnik ekwiwalentu, który został wprowadzony w ustawieniach programu. W ten sposób błędy wynikające z tzw. czynnika ludzkiego zostają wyeliminowane do minimum!