Archiwizacja akt osobowych

Odpowiednia archiwizacja akt osobowych to jedno z najważniejszych zdań, jakie należą do pracodawcy. Dokumenty osobowe należy odpowiednio zabezpieczyć, skatalogować i przechowywać, a po ustaniu stosunku pracy przekazać do archiwum zakładowego. Jak powinna wyglądać prawidłowa archiwizacja akt osobowych?

Czym jest archiwizacja akt osobowych?

Archiwizacja danych akt osobowych to nic innego jak zespół kompleksowych czynności związanych z przechowywaniem, katalogowaniem, klasyfikowaniem i zabezpieczaniem odpowiednich dokumentów. Wszelkie zasady dotyczące archiwizacji akt osobowych znajdują się w dokumencie, jakim jest Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U.1996.62.286). W tym akcie prawnym znajdują się też informacje dotyczące ewentualnych kar dla pracodawcy, który nie będzie prowadził dokumentacji pracowniczej, będzie to robił w nieodpowiedni sposób lub narazi dokumenty na zniszczenie, zaginięcie lub kradzież. Prawodawca w takich przypadkach przewiduje karę grzywny w wysokości od 1000 do 10 000 zł.

W jakiej formie archiwizuje się dokumenty osobowe?

Akta osobowe gromadzone są przez cały okres zatrudnienia konkretnej osoby. Najczęściej umieszcza się je w teczkach podzielonych na trzy części:

– część „A” – tutaj znajdują się dokumenty, jakie związane są z rekrutacją pracownika;

– cześć „B” – tutaj umieszczane są wszelkie dokumenty związane z całym okresem pracy;

– część „C” – tutaj umieszczane są dokumenty tworzone w związku z rozwiązaniem stosunku pracy.

Jak długo archiwizować akta osobowe?

Akta osobowe powinny być przechowywane w zakładzie pracy przez pięćdziesiąt lat od momentu ustania stosunku pracy. Okres ten naliczany jest od momentu ustania stosunku pracy. Wyjątkiem od tej zasady są dokumenty związane z płacami, te również przechowuje się przez pięćdziesiąt lat, ale od momentu ich wytworzenia.

Jak archiwizować akta osobowe?

Akta osobowe powinny być przechowywane w archiwum zakładowym. Wyjątek stanowią akta aktualnie zatrudnionych pracowników. Mogą one być przechowywane w specjalnie wydzielonym pomieszczeniu na terenie zakładu pracy. W takim przypadku powinny znajdować się one w szafie pancernej, gdzie nie będą miały do nic dostępu osoby nieupoważnione.

W przypadku, gdy zakład pracy ulega likwidacji, to dokumenty przenoszone są do najbliższego oddziału Archiwum Państwowego.